Printer Friendly Layout Printer Friendly Layout

Kinnarps sitter vackert med Cognosn AB, an IBM company

Kinnarps är ett familjeägt företag som levererar kontorslösningar till kunder i stora delar av Europa. Företaget är idag Europas femte största kontorsmöbeltillverkare. I Sverige har Kinnarps en i särklass marknadsledande position, med en marknadsandel på cirka 40 procent.

"Cognos Series 7 är ett mycket starkt verktyg. Ett exempel på detta är Configuration Manager, som gör installationsprocessen helt underbar. Jag har aldrig sett någonting motsvarande hos någon annan leverantör."
Pierre Conradsson
Kinnarps

Kinnarps tillverkar sina produkter i tre egna fabriker. Den största ligger i det lilla samhället Kinnarp, strax utanför Falköping. Anläggningen är samtidigt Kinnarps huvudkontor och därifrån drivs alla processer i företaget. De två andra ligger i Skillingaryd (sittmöbler) respektive Jönköping (sitt/ståbord, stolsmekanismer). Fabrikerna är bland Europas modernaste och effektivaste anläggningar i sin bransch.

Lösning och användningsområden


På Kinnarps huvudkontor i Falköping är man mån om att medarbetarna ska ha tillgång till den information som de behöver i sitt arbete.

- Behovet av rapporter och beslutsunderlag är oerhört stort ute i organisationen. Alla frågar efter information och vi försöker hjälpa dem så gott vi kan, berättar Pierre Conradsson, systemansvarig på Kinnarps.

Kinnarps införde affärssystemet Movex år 1996-97. Efter att ha använt systemet ett tag, upptäckte man att man behövde komplettera det med en lösning för sammanställning och uppföljning av datat. På grund av goda kopplingar till Movex samt ett användarvänligt gränssnitt blev Cognos PowerPlay® det naturliga valet. Eftersom behovet av snabba och tillförlitliga rapporter var störst på marknads- och försäljningsavdelningen, bestod den första PowerPlay-kuben av försäljningsstatistik. - Vi körde igång med att följa upp försäljningen i december 1998. Sedan dess har användandet ständigt ökat och i dag följer vi upp ett antal olika affärsområden och processer, berättar Pierre Conradsson. Förutom att analysera försäljningsstatistik, kan Kinnarps med

PowerPlay bland annat:

  • ha kontroll på lönsamheten för varje verksamhetsområde
  • ta fram personalrapporter, såsom antal anställda, övertid och frånvaro
  • leverera finansiella rapporter till externa instanser
  • rapportera kvalitetsavvikelser i produktionen
  • följa upp materialkostnader
  • sammanställa marknads- och kundanalyser
  • rapportera resultat i säljtävlingar
  • ta fram faktureringsunderlag för monteringsersättningar och andra utbetalningar
  • analysera orderingång och fakturering

Utmaningar


- Eftersom affärssystemet i de flesta fall fungerar som datakälla, är det oerhört viktigt att datat i affärssystemet är rätt. Om grunddatat är "smutsigt", leder det i de flesta fall till väldigt tydliga avvikelser i det aggregerade datat i rapporterna.

- Detta är ett problem som dyker upp nu och då, säger Markus Hasselström, intern controller på Kinnarps.

För att inte belasta affärssystemet för mycket, förs datat först över i realtid från Movex till en SQL server. Denna server är en spegling av affärssystemet och fungerar i de flesta fall som datakällan för PowerPlay-kuberna. SQL servern agerar dessutom data warehouse och innehåller data även från andra system, såsom Lotus Notes och Microsoft Excel.

- Ibland kan det vara svårt att hitta rätt data i affärssystemet, som är komplext och där många filer liknar varandra. När man väl har hittat det rätta datat, tar det bara ett par timmar att bygga kuben och definiera rapporterna, forstätter Maria Hillevärn, även hon intern controller på Kinnarps.

Andra utmaningar har varit bristfällig backup samt långa uppdateringstider på stora kuber. Men genom att dela upp försäljningsstatistiken på många olika kuber gick man från en uppdateringstid på 2 ½ timme till 20 minuter. Även backupsystemet håller man nu på att se över.

Dela med dig av informationen


Det märks att Pierre, Maria och Markus tycker om sitt arbete att tillgodose sina kollegers informationsbehov. De bygger PowerPlay-kuber i samma takt som maskinerna i fabriken bygger möbler. En viktig förutsättning för deras arbete är att ledningen stödjer en effektiv rapportering, i många fall har ledningen initierat IT-projekt och -investeringar.

- Cognos PowerPlay® ska stödja affärsverksamheten till fullo, så att man följer upp det som är affärskritiskt. Vi administratörer ska inte ta fram en mängd "bra-att-ha-rapporter", utan rapporterna ska vara relevanta samt underlätta och effektivisera hela organisationens arbetsprocesser. Ett exempel på detta är att de kuber och rapporter vi bygger ligger som grund för de utvärderingar vi gör i vårt Balanced Scorecardsystem, förklarar Markus.

Ett annat exempel är effektiviseringen av rapporteringen till återförsäljarna. Tidigare tog man fram rapporter i pdf-format och e-postade ut dem till återförsäljarna. Nu ska Kinnarps införa Cognos Upfront, så att återförsäljarna enkelt kan komma åt sin egen orderstatistik via en portal. - Återförsäljarna uppskattar verkligen att få tillgång till sina egna siffror och många efterfrågar ytterligare rapporter.

De ska ju fokusera på att sälja och uppskattar att snabbt få tillgång till korrekt information om sina inköp, berättar Maria.

Nya möjligheter med Cognos series 7

Kinnarps har som första kund i Sverige uppgraderats till Cognos Series 7, som har tagits emot med enbart positiva reaktioner.

- Series 7 är ett mycket starkt verktyg. Configuration Manager gör installationen helt underbar, jag har aldrig sett någonting motsvarande hos någon annan leverantör. Att flytta komponenter från utvecklings- till produktionsmiljö är också mycket enkelt tack vare Deployment Manager, förklarar Pierre Conradsson.

Om Kinnarps


Kinnarpskoncernen har drygt 1 700 anställda, varav 900 vid fabriken i Kinnarp och totalt drygt 1500 i Sverige. Kinnarps finns idag representerat i 20 länder i Europa samt 7 länder i övriga världen, bland annat i USA och flera Gulfstater. Kinnarpskoncernens omsättning var verksamhetsåret 1999/ 2000 1 961 miljoner kronor och resultatet uppgick till 100 miljoner kronor. Exporthandeln är idag ca 55%. Målsättningen är att bli bäst på att leverera kontorslösningar i Europa, vilket troligen kommer att innebära att Kinnarps genom organisk tillväxt blir en av de tre största i branschen i Europa år 2005. Nyare data finns att hämta på Kinnarps hemsida: www.kinnarps.se


Ladda ned PDF-filen (PDF, 495 KB) cognos download