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Damart dope ses activités au décisionnel

Comment lier les besoins métiers aux chiffres financiers ? Comment disposer de la bonne information au bon moment lorsque le système d'information est la somme de plusieurs outils incompatibles ? Comment prévoir l'activité ? Comment se passer des tableurs ? Témoignage de Didier Cabart, responsable du contrôle financier international de Damart.

Fondée il y plus de 50 ans, Damart n'a cessé de mettre à profit son savoir-faire technologique pour innover et développer de nouvelles gammes de textiles depuis la découverte du Thermolactyl. Avec ses 135 magasins, ses 5 marques et ses catalogues dans les principaux pays européens, Damart utilise au mieux ses multiples canaux de ventes pour être proche de ses clients. En 2005-2006, la société a ainsi réalisé un chiffre d'affaire hors taxes de 531 millions d'euros dont 45 % à l'international. Implantée en France, en Belgique, en Grande-Bretagne, en Suisse, en Allemagne et au Japon, la société est en effet aujourd'hui reconnue comme une référence européenne et vise désormais une place de leader européen sur le marché textile féminin des seniors.

Aucun outils centralisés et de bases de données pour fédérer les processus d'analyse et normaliser le reporting

L'arrivée d'un nouveau directeur financier dans la société en août 2005 a entraîné un renforcement de cette stratégie. Faute d'outils centralisés et de bases de données fédératrices les processus d'analyse et de reporting normalisés à l'échelle du groupe étaient difficiles et très consommateurs de temps: la société avait en effet du mal à obtenir une vision globale de ses activités. "Nous n'arrivions typiquement pas à lier les besoins métiers aux chiffres financiers", explique Didier Cabart, responsable du contrôle financier international de la société. Fort de ce constat, le nouveau directeur financier lance un grand projet de mise en œuvre d'un système décisionnel et, après étude du marché, le groupe opte pour la suite IBM Cognos 8 business Intelligence et la solution d'élaboration budgétaire et de prévisions Cognos Planning (dans sa version 7 - NDLR).

Des informations plus fiables en temps réel

Avant de mettre en place les solutions de Cognos, Damart, comme beaucoup d'entreprise, s'appuyait principalement sur les tableurs pour réaliser ses états. "Mais nous arrivions à saturation, explique Didier Cabart. Nous touchions en effet les limites de l'outil. En outre, faute de base pour centraliser et pérenniser les données, nous constations des pertes d'informations ou encore des incohérences, chacun y allant de sa propre méthode pour rapprocher ou analyser des chiffres". Le choix de de IBM Cognos 8 Business Intelligence entériné fin Décembre 2005, la Direction financière a tout d'abord repensé tout son processus de reporting en le documentant très précisément.

La mise en place de Cognos Planning devait permettre notamment d'affiner le niveau de détail de l'information financière remontée. Damart se lance donc dans la modélisation de son projet décisionnel en février 2006 avec un découpage en plusieurs lots : reporting financier, reporting opérationnel sur les indicateurs métiers clés et réalisation du Plan à moyen terme. La mise en œuvre du premier lot a été effectuée en deux temps : le reporting d'activité hebdomadaire a démarré en Juillet tandis que le reporting financier complet sera déployé en décembre.

Le reporting opérationnel et Plan sont déployés durant le premier semestre 2007. La première phase du projet compte 24 utilisateurs, principalement des DAF, contrôleurs de gestion ainsi que des chefs comptables équipés du module Contributor déployé en mode client léger. Le module Analyst, pour sa part, est utilisé par trois administrateurs.

En parallèle, Damart s'est appuyé sur IBM Cognos 8 Business Intelligence pour la diffusion du reporting institutionnel d'une part et, d'autre part, pour effectuer des analyses en lignes sur toutes les informations financières et métier qui seront centralisées. De façon plus concrète, ces premiers pas vers une informatique décisionnelle normalisée à l'échelle du groupe ont déjà permis de raccourcir les délais de reporting par deux, les équipes ne perdant plus de temps en consolidation mais également en vérification des chiffres.

Pérennes parce que centralisées, les informations sont plus fiables et les processus plus rapides. Pour le responsable du contrôle financier international de la société, ces réalisations ne constituent toutefois qu'une première étape.

"Nous avons des systèmes très hétérogènes et avons dû mettre en œuvre des tables de passages pour arriver à fédérer les données de nos différentes applications dans une base globale. Travailler à l'échelle d'un groupe international n'est jamais aisé. Il faut réunir les gens, parvenir à des consensus, tenir compte des réglementations locales, etc. Aujourd'hui, ce premier travail de fond est entamé, nous avons introduit beaucoup de nouvelles choses dans notre façon de penser et les évolutions vont aller beaucoup vite désormais".

Poussés par la richesse de l'offre de Cognos, les utilisateurs sont en effet demandeurs et Damart entend bien rebondir sur cette demande pour mettre en place de nouveaux états.

Cognos pour l'offre globale et ses équipes réactives

Avant de se lancer dans son projet, Damart a comparé l'offre de huit éditeurs du marché sur la base de cinq principaux critères :

• Rapport qualité/prix,
• Globalité de l'offre,
• Intégration des outils au sein de l'offre,
• Ergonomie,
• Présence d'un client léger pour faciliter le déploiement.

"Le dynamisme des équipes de Cognos a réellement joué un rôle dans notre choix, précise Didier Cabart. Elles ont réagit très vite et ont fait preuve d'une grande qualité d'écoute. Cognos est vraiment un éditeur très proche de ses clients. Mais la richesse ainsi que la globalité de l'offre IBM Cognos 8 Business Intelligence ont été les facteurs réellement déterminants. En outre, l'offre de reporting dispose d'un socle très ouvert qui propose de nombreux connecteurs, ce qui dans notre cas, avec notre système très hétérogène, constitue aussi un avantage important". La variété des solutions proposées par Cognos ainsi que la capacité à produire des états aux formats HTML et PDF ont également séduit Damart. "Nous sommes très consommateurs de ce type de documents et cette fonction nous fait gagné un temps précieux, souligne le responsable du contrôle financier international qui ajoute "nous ne sommes qu'à la première étape de notre démarche décisionnelle. Bientôt nous allons mettre en place une nouvelle approche avec des états qui généreront des alertes, pointant du doigt ce qui va bien et ce qui ne va pas. En d'autres termes, les solutions Cognos ouvrent énormément de possibilités et nous sommes loin d'avoir exploité tout leur potentiel ".