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Comment Quick France planifie ses opérations

Nicolas Van Brandt est un DAF heureux. Heureux de pouvoir, avec ses équipes, passer son temps à l'analyse (et non à la collecte des données). D'un mot : créer de la valeur et être un (vrai) Business Partner pour toute l'entreprise. C'est chez Quick France avec IBM Cognos 8 Planning sur SAP et IBM Cognos 8 Business Intelligence. Témoignage.

30 Janvier 2007

Avec 404 restaurants (fin 2005), Quick est la première chaîne européenne de restauration rapide. Créée en 1971, la société possède aujourd'hui des restaurants en Belgique, en France, au Luxembourg et à l'international ; 76% d'entre eux sont des franchises.

Le suivi des opérations et la communication des informations dans les 404 restaurants représentent un vrai défi. La multitude de systèmes informatiques utilisés depuis trois décennies, la difficulté de les intégrer et le désir de rendre l'utilisation du reporting indépendante des contraintes liées au calendrier de sortie des ERP ont conduit Quick à restructurer ses systèmes informatiques et financiers en opérant un regroupement de ces opérations sur IBM Cognos 8 Business Intelligence (BI) pour le reporting et l'analyse Olap, et sur la plate-forme IBM Cognos 8 Planning pour simplifier l'élaboration du budget et le reporting. Il en résulte un système unifié et fiable, intégrant des sources de données SAP® ou non-SAP, qui peut être utilisé à tous les niveaux par les collaborateurs et les décideurs afin d'accélérer et d'améliorer la prise de décision.

Les besoins

Avant, la planification d'entreprise nécessitait l'étude de plus de 400 feuilles de calcul. Chaque restaurant, franchisé ou opéré par le groupe, établissait un tableau des indicateurs clés et l'envoyait au département de contrôle pour consolidation des données. Mais il arrivait souvent que les managers rappellent ce département, paniqués d'avoir envoyé la mauvaise version. Le processus de planification était lent et complexe et nécessitait trois mois de travail.

"Avant Cognos, 50% à 70% de notre temps était consacré à la collecte de données et non à leur analyse" raconte Nicolas Van Brandt, Directeur Administratif et Financier de Quick. "On ne peut pas passer son temps à vérifier des feuilles de calcul. Mieux vaut utiliser son cerveau pour gérer et contrôler la société."

L'absence de données cohérentes au sein d'un même et unique système d'information était un obstacle à une gestion optimale. Les informations sur l'activité provenaient de plusieurs systèmes d'exploitation de type SAP qui manipulaient des données similaires, mais qui pouvait parfois créer des contradictions, des rapports pas totalement fiables et aucune version unique de la réalité. La compilation des données dans MS Office Excel et l'élaboration des rapports se faisaient à la main et représentaient un travail interminable.

Stratégie adoptée

Pour répondre à l'ensemble de ses besoins mais aussi réduire la dépendance des utilisateurs, notamment du contrôle de gestion, vis-à-vis du département informatique de la société, l'équipe a étudié les offres de plusieurs éditeurs afin de trouver la solution idéale pour tous les collaborateurs de la société, du PDG au manager de chaque restaurant. Plus important, elle a recherché un système permettant de restituer et de partager les données provenant de SAP, MS Axapta et les autres systèmes utilisés.

25 personnes ont participé au processus de sélection. Chacune d'elle a personnellement pu tester Cognos à l'aide de démonstrations et de formations.

"L'équipe a rapidement réalisé que la solution Cognos est facile et agréable à utiliser par tous, y compris par les responsables de restaurant qui recherchent en priorité des systèmes décisionnels ou de reporting facile et intuitif à utiliser" explique Nicolas Vanbrandt, "Cognos offre des capacités de reporting de grande qualité et permet de diffuser l'information de manière rapide au sein de l'entreprise. Cognos a été la seule société capable de nous montrer en live une connexion prototype sur SAP et BW, nous avons été convaincus par l'impact non négligeable de l'accès aux informations en temps réel. L'équipe a conclu : "Cognos est facile d'utilisation, mais avant tout, cela marche"

En collaboration avec 2B Consulting, Quick a choisi d'utiliser IBM Cognos 8 Planning et IBM Cognos 8 Business Intelligence pour leur facilité d'utilisation et leur capacité à intégrer SAP ECC, SAP BW et autres sources de données non SAP. Quick peut fournir des données accessibles et fiables permettant à tous les utilisateurs d'effectuer leur propre analyse. Nicolas Van Brandt confirme que "Cognos était la meilleure solution polyvalente de gestion intégrée de la performance, incluant la Business Intelligence et la planification."

Bénéfices réalisés

Plus de 500 personnes au sein du groupe utilisent/ou utiliseront la solution. Le PDG reçoit des rapports de vente quotidiens et des bilans consolidés mensuels. Les dirigeants trouvent rapidement l'information qu'il leur faut, ils peuvent fournir des comptes de résultat à tous les restaurants et connaître les prévisions de chiffre d'affaires, le nombre d'employés ou les rapports de dépense. Chaque restaurant peut s'occuper lui-même du budget, du reporting et de la planification tandis que les dirigeants ont désormais accès à l'information en appuyant sur un simple bouton et n'ont plus à se débattre avec des feuilles de calcul. IBM Cognos 8 Planning réduit la durée du processus de planification de trois mois à seulement trois semaines.

L'optimisation des restaurants passe également par IBM Cognos 8 Planning. Au terme de chaque contrat, tous les restaurants en franchise sont évalués par des contrôleurs afin de simuler et de comparer quatre ou cinq modes d'exploitation, comme par exemple en franchise ou en propre, afin de décider du meilleur choix pour l'avenir de chaque restaurant.

Quick se sert également de IBM Cognos 8 Planning pour gérer la conformité aux normes IFRS (IAS 36), qui exigent que la valeur nette comptable de chaque restaurant Quick soit au moins égale à ses flux de trésorerie futurs. Cognos va chercher dans SAP la valeur nette comptable des actifs d'un restaurant et la compare aux flux de trésoreries futurs simulés dans Cognos planning. Si une différence défavorable par rapport à la valeur nette comptable du restaurant est identifiée, Cognos renvoie dans SAP le montant de la dépréciation à ventiler par type d'actif du restaurant concerné ; SAP se chargeant de ces écritures comptables automatiquement.

"Plusieurs fois par an la Direction Administrative et Financière rédigeait une note analytique détaillée sur les comptes de résultats, de bilan, et sur les tableaux de cash flow de plusieurs dizaines de pages qui nécessitaient 2 à 3 semaines de travail à 3 personnes". Désormais avec Cognos, l'information est accessible et le processus a été considérablement raccourci. Nicolas Vanbrandt précise "La valeur ajoutée dans ce cadre est telle qu'il m'est impossible de la quantifier".

"Nous avons créé la solution informatique idéale, nous avons tout changé et réduit le nombre de logiciels de gestion de données que nous utilisons, et ceux que nous avons conservés communiquent tous entre eux via Cognos. C'est le rêve de tous les directeurs financiers du monde. Et Cognos nous a donné la preuve que cela est vraiment réalisable concrètement".