PLUS DE DEUX SIÈCLES DE PASSION POUR LA NATURE
Au XVIe siècle, des "Trouffot" cultivaient la truffe de terre, c'est-àdire
la pomme de terre. Le nom s'est ensuite transformé en Truffaut,
et vers 1750, on retrouve déjà la trace d'un Claude Truffaut,
collaborateur d'un botaniste et jardinier. Plus de deux siècles plus tard,
l'enseigne Truffaut est devenue synonyme de leader français de la
jardinerie. Jardinier mais également éditeur d'ouvrages de référence,
Truffaut emploie aujourd'hui 2500 personnes et a réalisé un chiffre
d'affaires de 350 millions d'euros en 2004. Présent à l'étranger via ses
partenaires mais également en France avec 42 magasins répartis sur
l'hexagone, Truffaut s'est trouvé confronté à un problème de visibilité
et de délais sur son élaboration budgétaire dû principalement à
l'éclatement géographique.
"Consolider les chiffres de 42 magasins n'est pas une tâche aisée
quand il faut le faire manuellement, explique Karl Hamayet, Contrôleur
de Gestion Opérationnel de Truffaut, et je ne parle même pas de
l'analyse et de la planification". Pourtant, c'est précisément ce que
Truffaut faisait jusqu'en mai 2004, date à laquelle la société décide
de mettre en place Cognos Planning.
BEAUCOUP MOINS DE SAISIE POUR UNE VISIBILITÉ NETTEMENT AMÉLIORÉE
Débuté peu après, la mise en oeuvre de Cognos Planning n'a
monopolisée qu'une personne chez Truffaut, Karl Hamayet, qui
s'appuyait à la fois sur son prestataire, BGFI Consulting, pour les
développements et un groupe de travail interne pour spécifier et valider
les fonctions attendues. Le projet a été découpé en deux phases. La
première, qui s'est achevée en septembre 2004, couvrait la partie chiffre
d'affaires marges et démarques. Opérationnelle en août 2005, la
seconde partie concernait les frais de personnel, frais généraux et
l'analyse de gestion. Aujourd'hui 6 personnes utilisent Cognos Analyst
pour le contrôle de gestion central. Le module Cognos Contributor
via le Web a pour sa part été déployé auprès de 40 responsables
administratifs et de gestion des points de ventes.
Pour Karl Hamayet, les bénéfices ont été immédiats : "Ils se
concrétisent d'abord par une amélioration très nette de la visibilité et
des gains de temps énormes". Auparavant, chaque magasin saisissait
en effet ses chiffres sur Excel tous les mois. La consolidation manuelle
au niveau du groupe nécessitant du temps, Truffaut n'avait donc qu'une
visibilité mensuelle de son chiffre d'affaires. "Aujourd'hui, nous
avons une visibilité quotidienne de nos prévisions, explique Karl
Hamayet. Chaque magasin saisit directement ses chiffres par module
linéaire pour un semestre et Cognos Planning nous fait aussitôt une
proposition à la journée. Cognos Planning est même capable de tenir
compte de nombreux paramètres pour s'adapter, notamment, à notre
activité saisonnière". On jardine en effet plus facilement au printemps
qu'en hiver et on a généralement plus de temps à consacrer à
l'acquisition d'une plante le week-end que pendant la semaine de
travail. Truffaut enregistre ainsi des fluctuations très fortes de son
chiffre d'affaires en fonction de la période. Pour réaliser son élaboration
budgétaire, la société avait donc besoin d'un outil suffisamment riche
en paramétrages, capable de tenir compte de ces variations saisonnières.
"Aujourd'hui, nous avons une visibilité au quotidien sur un chiffre
d'affaires journalier par rapport au semestre qui tient compte de ces fluctuations. En d'autres termes : nous disposons désormais d'états
publiés automatiquement qui nous permettent de nous situer très
précisément à un instant T par rapport aux objectifs. Nous pouvons
ainsi être plus réactifs en ajustant nos actions en fonctions des analyses
et des prévisions" précise Karl Hamayet
Alimenté par les données en provenance du progiciel de gestion intégré
de SAP, Cognos Planning est également interfacé avec le logiciel de
gestion de planning Octime pour la gestion de la masse salariale. Les
plannings de chaque collaborateur de la société ont ainsi été intégrés
dans l'application d'élaboration budgétaire, Truffaut disposant
désormais d'une précision sur sa masse salariale qu'elle n'avait jamais
eue jusqu'alors. "Nous avons ainsi pu comparer les points de vente
et ajuster au mieux les structures d'équipe et le recrutement", souligne
Karl Hamayet.
COGNOS POUR L'ERGONOMIE ET LA RAPIDITÉ DE MISE EN OEUVRE
Considéré désormais comme l'indispensable outil de gestion, Cognos
Planning contribue même à l'optimisation de la gestion des stocks. A
l'heure du choix, Truffaut a très vite envisagé la solution de Cognos
comme l'explique le Contrôleur de Gestion Opérationnel : "Notre
Directeur Financier connaissait Cognos Planning. Reste que nous nous
sommes quand même posé la question et avons finalement opté pour
les outils de Cognos pour deux raisons principales : la rapidité de
mise en oeuvre et l'ergonomie". Karl Hamayet en veut d'ailleurs pour
preuve l'excellente réaction de ses utilisateurs: "le passage d'Excel
à Cognos Planning s'est fait très simplement et les utilisateurs sont
vraiment très contents ne serait-ce que parce qu'avec cet outil, ils font
des gains de temps énormes".
