Silja Line ja Cognos Business Intelligence

Silja Line Oy aloitti Cognos Business Intelligence –välineiden käytön vuonna 1997. Ensimmäinen alue, jossa näitä välineitä Silja Line:lla sovellettiin oli laivamyynnin seuranta ja raportointi. Yhtiö on viimeisten kahden vuoden aikana laajentanut runsaasti Cognos–tuotteiden käyttöä. Nykyisin ohjelmia käytetään lähes kaikkien yrityksen eri toiminta–alueiden raportoinnissa.

PowerPlay:ta käytetään niin rahti– ja matkustajaliikenteen analysoinnissa kuin työvoimasuunnittelussa ja kanta–asiakasmarkkinoinnissakin. Yrityksen sisäisiä käyttäjiä on lähes kaksisataa, joista osa työskentelee Silja Linen laivoilla ja osa maaorganisaatiossa.

PowerPlay –kuutiot tuotetaan Silja Linen tietohallinnossa, jossa niiden hallinnointi on jaettu neljälle henkilölle, joista jokainen vastaa omasta alueestaan. Kuutiot on sijoitettu Siljan intranet–palvelimelle, josta käyttäjät voivat joka aamu käydä hakemassa yön aikana päivitetyt tiedot.

Silja Line oli raportointiohjelmistoa valitessaan tutkinut ja tutustunut useiden eri toimittajien vaihtoehtoihin, joista PowerPlay oli lopulta yksimielisesti valittu helppo– ja nopeakäyttöisimpänä heidän ratkaisukseen. Valintaa ei olla kaduttu: PowerPlay on vastannut kaikkiin niihin tavoitteisiin, joita sille alun perin asetettiin.

“Olin aivan tyrmistynyt nähdessäni PowerPlayn ensimmäistä kertaa pari vuotta sitten”, kertoo Rahtipäällikkö Johan Lindblad. “Oli aivan uskomaton tunne, enkä voinut uskoa, että kaikki vanhat tiedot ja raportit voisi saada näin helposti. Aikaisemmin samat tiedot tuotiin puolen metrin pinossa ‘raidallisella pyjamapaperilla’. Tiedon edelleenjalostaminen ja olennaisen löytäminen oli kohtuullisen hankalaa ja aikaavievää... tähän verrattuna kontrasti oli aivan valtava”, Linblad jatkaa.

Johanin mukaan muutos entiseen on kaikkein konkreettisimmin näkynyt työmäärässä. Ennen hän tuotti monta vuotta raporttia, jossa oli 20–30:n asiakkaan tiedot. Joka sunnuntai hän kuulemma selaili tuntikausia pinoa printtiliuskoja, joista etsi ja syötti tiedot MS Excel:iin. Nykyisin saman työn voi tehdä sekunneissa PowerPlay:lla.

Toinen suuri muutos on se, että ennen tiedot olivat yleensä korkeintaan kuukauden tarkkuudella ajantasalla, kun tiedot nykyisin päivittyvät joka yö. Johan epäilee hieman, ovatko kaikki hänen esimiehensä ja kollegansa edes ymmärtäneet näitä valtavia hyötyjä, joita ohjelmilla on saavutettu.

Siljan rahtipuolella käytetään pääasiassa kahdenlaisia perusraportteja: joko katsotaan rahtiliikennettä kokonaisuutena linjoittain ja laivoittain tai vaihtoehtoisesti liikennettä asiakkaittain. Näiden lisäksi järjestelmästä haetaan tiettyihin tarpeisiin erilaisia erikoisraportteja. Järjestelmästä toimitetaan myös suurimmille asiakkaille kuukausittain raportit heidän rahdeistaan. Nämäkin raportit tuotetaan nykyisin PowerPlay:lla.

Kysyttäessä Johanilta PowerPlay:n huonoja puolia hän tyytyy toteamaan: “Jos ohjelmasta pitäisi antaa risuja, niitä pitäisi lähteä hakemalla hakemaan.” Helppous, nopeus ja kätevyys ovat ne ohjelmiston ominaisuudet, jotka ovat vakuuttaneet ainakin hänet tuotteen erinomaisuudesta. Joitakin pieniä ongelmia on ollut, mutta nämäkin ovat olleet yleensä ratkaistavissa.

Sellaiseen tilanteeseen hän ei ole vielä joutunut, että haluttua tietoa ei voisi PowerPlay:lla saada, tai ettei jotain asiaa pystyisi ohjelmalla tekemään. Ongelmien ratkaiseminen on lähinnä käyttäjän omista taidoista kiinni.