IBM Cognos 8 Planning

Lier Collaborateurs, Rémunérations et Performance

Pour motiver leurs collaborateurs, les entreprises utilisent de nombreux outils de motivation au premier rang desquels la rémunération variable à objectif atteint constitue le dispositif le plus connu.

Les salaires représentent souvent le plus gros poste de dépenses d'une entreprise. C'est pourquoi, en liant la rémunération à la performance, elle dispose d'un moyen efficace pour motiver ses collaborateurs, susciter des initiatives contribuant à son succès.

Les primes et incitations encouragent les salariés à s'impliquer et à s'aligner sur les objectifs de l'entreprise. Mais il faut que cette relation entre rétribution et performance soit correctement gérée et clairement expliquée. Un manque de visibilité sur les coûts engendrés au fil du temps peut se traduire par une perte de revenu. De même, un déficit de communication peut nuire au moral et à la motivation des collaborateurs.

UNE COMPLEXITE CROISSANTE
Auparavant lorsque tous les collaborateurs avaient un salaire annuel fixe, les entreprises n'avaient pas besoin d'outil de planification : un simple tableur suffisait. Aujourd'hui, la rémunération variable rend les calculs beaucoup plus complexes. Les augmentations de salaires ne sont qu'un volet du dispositif global de gratification : avantages sociaux (Mutuelles offertes par exemples) primes, bonus, incentives avantages en nature et stock options peuvent aussi compléter le dispositif général.

Les responsables financiers ou des Ressources Humaines disposent de nombreux indicateurs pour mesurer la performance : objectifs réalisés, Year to date, rentabilité, retour sur investissement, innovation, contribution à divers programmes de réductions des coûts ou de création de centres de profits. Ils peuvent ainsi les comparer aux résultats atteints par chaque collaborateur afin de déterminer qui mérite d'être récompensé.

Lors de l'élaboration d'un plan de rémunération variable, chaque responsable de service doit être en mesure de consulter les options disponibles de rémunération et de les appliquer à ses collaborateurs. Il doit pouvoir aligner les récompenses et les performances sur les normes définies pour toute l'entreprise et avoir aussi la possibilité de créer différents modèles de rémunération et d'évaluer l'impact de chacun, présent et à venir. Les systèmes qui intègrent tous les responsables tirent certes parti de leur expérience sur le terrain mais impliquent parfois de prendre en compte les données de centaines voire de milliers de personnes dans les prévisions générales de rémunération et de tenter ensuite d'établir, sur cette base, un plan juste et cohérent.

Performances réalisées, niveaux de rémunération, stock options et profils des collaborateurs (par âge, par classe d'âges, ancienneté, sexe, niveau d'étude, expérience, etc.), sont autant de paramètres complexes à appréhender qui font de l'optimisation des dépenses salariales une tâche difficile. De plus, la nécessité de lier rémunération et performance individuelle à l'échelle de toute l'entreprise, d'un département ou zone géographique ou encore de chaque salarié ne fait que compliquer encore plus les choses.

Au final, les responsables RH, mais aussi les managers doivent disposer d'un système de suivi afin de savoir qui adhère ou n'adhère pas à la politique de rémunération mise en place et de réagir en conséquence. Ils doivent aussi avoir la possibilité de modéliser des solutions de rechange aux plans de rémunération en cours, afin d'être parés en cas de changement inopiné de stratégie et d'éviter ainsi de perdre de l'argent parce que les plans actuels ne sont plus adaptés.

LA FAIBLESSE DES FEUILLES DE CALCUL
Les tableurs classiques ne sont hélas pas à la hauteur de la tâche. Quant aux autres systèmes de gestion des ressources humaines, ils sont coûteux, plutôt compliqués et leurs résultats sont rarement satisfaisants pour les acteurs concernés. Ils n'offrent pas au département des RH l'assurance que les variations des rémunérations seront intégrées selon des schémas pré-établis permettant au service paye de les répercuter en temps voulu.

De telles carences ne sont pas sans avoir des conséquences à tous les niveaux de l'entreprise. Ainsi, les salariés ont du mal à comprendre la relation existant entre leur performance quotidienne et leur rémunération, ce qui risque de les démotiver. Les services financiers peuvent douter de l'exactitude des chiffres sur lesquels ils s'appuient. Les dirigeants, de leur côté, veulent savoir pourquoi les bénéfices sont en recul alors que les primes sont en augmentation. De nombreuses entreprises en sont même arrivées à mettre leurs résultats décevants sur le compte de l'attribution d'un montant de primes supérieur à ce qui était prévu.

POUR UNE PLANIFICATION A L'ECHELLE DE L'ENTREPRISE
IBM Cognos 8 Planning offre les fonctions d'analyse, la visibilité, la facilité de collaboration et la souplesse dont a besoin le département des Ressources Humaines pour établir et optimiser la nécessaire relation entre performance et rémunération. IBM Cognos 8 Planning permet d'élaborer, analyser et piloter des plans de rémunération complexes, plus efficacement. Couvrant chaque aspect des coûts engendrés par un salarié, elle prend en charge les données émanant de centaines de sources de données afin de créer un plan de rémunération à l'échelle de l'entreprise.

Avec IBM Cognos 8 Planning, les Ressources Humaines créent et explorent des scénarios complexes de rémunération intégrant d'autres données fonctionnelles (impact sur les coûts financiers ou la qualité de service, par exemple) pouvant faire varier les salaires mais qui ne sont pas du ressort des ressources humaines. Ils peuvent ainsi mieux aligner les plans de rémunération et prévisions d'effectifs sur les priorités de l'entreprise (assignées par la Direction Générale) et la performance de chaque département. La solution Cognos permet aussi de prendre en compte les personnes qui ne font pas encore partie de l'entreprise mais qui peuvent déjà avoir une incidence sur le budget global des rémunérations. Par exemple, avant de se lancer dans des campagnes de recrutement en nombre, les RH peuvent faire des projections afin d'évaluer leur impact sur l'augmentation de la masse salariale à terme puis de comparer ces données avec les objectifs de chiffre d'affaires que s'est fixés l'entreprise. Cela leur permet ainsi de savoir s'il sera possible ou non de garder à la longue le personnel dont l'embauche est à ce jour envisagée. Si une rémunération variable est prévue, les RH peuvent s'assurer que les primes liées à la performance ne se traduiront pas au fil du temps par une dépense supérieure au gain escompté.

Alors que la rémunération tend à être une donnée calculée sur l'année ou sur le semestre, les changements dans la composition des salaires ainsi que les variations des primes et des stock options imposent une plus grande souplesse. Pour faire face aux à-coups de l'économie, l'entreprise s'efforce de réduire ses dépenses en procédant à des licenciements ou en rationalisant les rémunérations. Un système de planification permettant de modéliser les variations de la masse salariale constitue donc un outil précieux pour la direction qui doit réaligner sa structure de coûts. De même, si elle est confrontée à un mini boom dans son secteur ou sa zone géographique, l'entreprise sera peut-être amenée à donner un coup de pouce aux rémunérations pour fidéliser ses collaborateurs. Si elle a mis en place un système de planification, elle aura déjà identifié les compétences clés et pourra modéliser les paramètres propres à garantir le maintien des collaborateurs dont elle ne peut se passer. Ainsi, en s'appuyant sur IBM Cognos 8 Planning, le département des ressources humaines peut avoir une vision à bien plus long terme de ses prévisions de rémunération.

L'EXEMPLE DE CERIDIAN
Ceridian Corporation est un des leaders de l'externalisation de ressources humaines aux États-unis. Son offre comprend toute une gamme de solutions couvrant la gestion du personnel, la paie, la fiscalité, le recrutement, la gestion et le contrôle du temps de travail, les avantages sociaux ainsi que l'évaluation et l'optimisation des performances des salariés. Ceridian est implanté aux quatre coins des États-unis, si bien que ses collaborateurs doivent pouvoir accéder à une source unique consolidée des dépenses et de prévisions, où qu'ils soient et à tout moment. L'intégration des données sur les ressources humaines et les finances ainsi que la possibilité de collaborer à l'aide d'une même solution sont donc des conditions sine qua non pour Ceridian.

Afin de se doter d'une capacité de prévision, le service financier de Ceridian a connecté ses systèmes de paie et de gestion des ressources humaines à Cognos Planning. Il peut désormais accéder, depuis une source centralisée, à la liste des collaborateurs, à leurs salaires, aux coûts engendrés jusqu'alors et comparer ces données aux projections et prévisions. Si un responsable évalue ses besoins à 40 personnes alors que 30 suffisent actuellement, les départements Finance et RH peuvent se concerter pour déterminer quel changement est susceptible de justifier une telle augmentation et décider de son opportunité.

Avec l'aide de Cognos, Ceridian peut ainsi mieux gérer ses dépenses salariales et affecter ses collaborateurs aux tâches et aux postes où ils seront le plus efficaces. Il lui suffit de quelques minutes pour mettre en évidence les départements de l'entreprise qui ont procédé aux augmentations d'effectifs prévues, ceux en surcharge du fait de l'absentéisme ou encore ceux qui ont recours à l'intérim… trop souvent. Comme Ceridian ne compte pas moins de 500 à 600 départements, cette fonction revêt une importance toute particulière. Lorsqu'il apparaît que la hausse des coûts salariaux est trop forte au regard des objectifs de rentabilité fixés, Ceridian est maintenant en mesure d'identifier les postes incriminés et d'explorer plus avant ces données. Deux départements distincts (Finance et RH) peuvent ainsi collaborer pour la réalisation d'un objectif commun.